Egal ob Sie einen Geburtstag oder eine andere Party feiern möchten: Die Partyplanung ist das A und O, denn sie garantiert, sofern sie korrekt durchgeführt wird, den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung.
Wir möchten Ihnen hier eine praktische Checkliste für die Partyplanung zum Geburtstag an die Hand geben.
Einen Monat vorher
Damit du genügend Spielraum für alle wichtigen Details hast, solltest du mit der Planung deiner Geburtstagsparty mindestens einen Monat vorher beginnen.
Alles steht und fällt natürlich mit dem Datum, welches du deshalb auch als erstes festlegen solltest. Idealerweise findest du einen Termin, an dem die meisten Gäste auch wirklich Zeit haben.
Das solltest du spätestens einen Monat vorher erledigen:
- Finde einen passenden Termin
Am besten schaust du hierfür in deinen Kalender und findest zunächst zwei bis drei Termine. Um sicherzugehen, dass möglichst viele Gäste erscheinen, kannst du diese auch vorher abstimmen lassen, welcher Termin ihnen am besten passt. - Finde die passende Location:
Steht das Datum, geht es darum, eine geeignete Location zu finden. Vielleicht möchtest du in deinem Wohnzimmer oder im hauseigenen Partyraum feiern. Dann ist dies sicherlich kein großes Problem für dich. Wenn du jedoch beispielsweise in einer Gaststätte feiern möchtest, musst du diese rechtzeitig reservieren. Für besonders beliebte Locations kann es daher sinnvoll sein, wenn du diese noch zeitiger anfragst. - Wenn du zuhause feiern möchtest …
… benötigst du – je nach Anzahl der Gäste – möglicherweise eine umfangreiche Ausstattung wie beispielsweise ein Partyzelt sowie Tische und Stühle. Auch ein Schanktresen und weitere gastronomische Besonderheiten können notwendig werden.
Diese Dinge kannst du bei einem entsprechenden Anbieter mieten, solltest dies aber rechtzeitig ankündigen, damit alles Benötigte zum gewünschten Termin auch wirklich zur Verfügung steht. - Die Highlights der Party festlegen
Wenn du eine Mottoparty feiern möchtest, ist es nun an der Zeit, ein Motto zu finden und deine gesamte Party darauf abzustimmen. Doch auch ohne Motto gibt es einiges zu tun, denn du musst die richtige Musik heraussuchen, Spielideen finden und dir Gedanken zu Speisen und Getränken machen. Ggf. musst du einen DJ organisieren.
Viele Utensilien sowie die passende Dekoration für deine Party findest du in unserem Vereinsbedarf Deitert Onlineshop.
Drei Wochen vorher
Damit deine Gäste zum gewünschten Termin erscheinen, solltest du spätestens drei Wochen vor der Party die Einladungen verschicken. Ob du diese digital oder per Brief versendest, spielt keine Rolle. Jedoch solltest du beim Versenden der Post beachten, dass die Einladungskarten einige Tage auf dem Versandwegs unterwegs sind.
Das sollte auf der Einladung stehen:
- Datum und Uhrzeit
- Veranstaltungsort
- Wichtige Hinweise (beispielsweise Motto)
- Rückmelde-Datum
Ein bis zwei Wochen vorher
Damit alles reibungslos verläuft und du die weitere Partyplanung detailreich gestalten kannst, solltest du als erstes die Anzahl der Zusagen checken, und diese ggf. dem Veranstalter (beispielsweise dem Restaurant) mitteilen, denn auch dieser muss sich auf die Anzahl der Gäste einstellen können. Am besten erstellst du eine Gästeliste.
Möchtest du zuhause feiern, informiere nun den Caterer oder mache dir Gedanken, welche Speisen und Getränke du selbst kreieren und servieren möchtest. Entsprechend solltest du eine Einkaufsliste vorbereiten.
Hinweise für die Nachbarn und Anwohner
Wenn du zuhause feierst, tust du gut daran, deine Nachbarn bzw. die weiteren Anwohner darüber zu informieren, dass es ggf. lauter werden könnte.
Wohnst du in einer Nachbarschaft, in der es diesbezüglich zu Streitigkeiten kommen könnte, solltest du einen offiziellen „Lärm-Antrag“ bei der für dich zuständigen Gemeinde stellen. Dann bist du auf der sicheren Seite.
Alle Einkäufe erledigen
Es ist nun an der Zeit, alle Einkäufe zu erledigen. Arbeite deine Einkaufsliste ab und besorge Lebensmittel, Getränke sowie ggf. kleine Präsente und die noch fehlende Dekoration.
Ein bis zwei Tage vorher
Sobald möglich, solltest du die Tische und Stühle stellen, die Dekoration vorbereiten und auch etwaige Übernachtungsplätze vorbereiten. Überlege, wo die Musikanlage aufgestellt werden soll und wo das Buffet platziert wird.
Stelle ausreichend Getränke kühl und bereite falls möglich schon einmal die Speisen vor, damit es am Partytag nicht zu hektisch für dich wird.
Am Tag der Feier
Das Essen, das du bislang noch nicht vorbereiten konntest, musst du am Partytag zubereiten. Ebenso solltest du einen Soundcheck machen und die Tische eindecken.
Hast du all dies erledigt, kannst du dich für die Party fertig machen und entspannt auf das Eintreffen deiner Gäste warten.
